Comment élaborer le dossier de clôture qui vous permettra de percevoir le solde de la subvention obtenue pour la réalisation de votre projet de développement durable ?

Les documents nécessaires à la constitution du dossier de clôture sont en général énumérés à l’article 3 de l’arrêté ministériel de subvention que vous avez reçu lors de sa notification.

De manière générale, ce sont les pièces suivantes :

  • un rapport final de mise en œuvre du projet
  • une déclaration de créance
  • un récapitulatif des dépenses réalisées dans le cadre de la mise en œuvre de votre projet
  • une copie de toutes les factures listées dans votre récapitulatif des dépenses
  • une copie des preuves de paiements des factures listées dans votre récapitulatif des dépenses
  • une attestation relative aux copies des factures

Vous trouverez ci-dessous la notice explicative de tous les documents à remettre pour clôturer votre dossier et les modèles types de chaque document demandé.

Points d’attention : ce que vous devez savoir

Il vous est conseillé de lire attentivement votre arrêté ministériel de subvention lorsque vous le recevrez pour que vous sachiez quels documents vous devrez conserver en vue de l’élaboration de votre dossier de clôture.

Une date limite de réception des pièces est prévue dans votre arrêté de subvention, cela signifie que si vous prenez le risque de communiquer votre dossier de clôture passé cette date, le département du Développement durable ne pourra pas vous garantir le paiement du solde.

Il arrive qu’en cours de réalisation du projet, le budget initial prévu doive être ajusté. Il vous est vivement conseillé de prendre contact avec la direction du Développement durable avant d’effectuer les dépenses supplémentaires envisagées pour qu’elles puissent être validées et donc remboursées. Dans le cas contraire, la direction du Développement durable ne pourra pas vous garantir leur éligibilité.

Les étapes qui suivent l’envoi d’un dossier de clôture

Une fois le dossier de clôture transmis à la direction du développement durable :

  1. Vous recevrez un accusé de réception.
  2. Dans le mois qui suit l’envoi de l’accusé de réception, vous recevrez un e-mail annonçant que l’analyse du dossier de clôture a été réalisée.
  3. Vous recevrez un e-mail annonçant que la liquidation du solde de la subvention peut avoir lieu une fois votre dossier complet et correct.
  4. Dans le mois qui suit l’envoi du mail annonçant la liquidation du solde, celui-ci sera versé sur le numéro de compte ouvert au nom du porteur de projet.
  5. Un courrier vous sera envoyé par voie postale pour vous annoncer la clôture de la subvention.

Documents de clôture d'un dossier de subvention

Notice explicative pour la clôture d'un dossier de subvention
Déclaration de créance
Déclaration de créance
Etat récapitulatif des dépenses
Etat récapitulatif des dépenses
Déclaration sur l'honneur
Déclaration sur l'honneur

Service public de Wallonie

Direction du Développement durable

Valérie Demesmaeker - Graduée : 081/32 13 72 - valerie.demesmaeker@spw.wallonie.be

Patricia Demuynck - Graduée : 081/32 13 71 - patricia.demuynck@spw.wallonie.be