Pourquoi insérer des clauses responsables dans son marché de matériel informatique ?
L'intégration de critères environnementaux dans les marchés de produits informatiques revêt une grande importance du point de vue de l’impact environnemental. En effet, les équipements informatiques ont un cycle de vie complexe impliquant l'extraction de matières premières, la fabrication, l'utilisation et la fin de vie du produit. Chaque étape de ce cycle a un impact sur l'environnement du fait de l’épuisement des ressources naturelles utilisées, des émissions de gaz à effet de serre et de la génération de déchets électroniques.
En incorporant des critères environnementaux, il est possible de réduire leur empreinte écologique en diminuant au minimum l'utilisation de matériaux nocifs, en favorisant l'efficacité énergétique et en encourageant le recyclage. Cette approche contribue à limiter la dégradation de l'environnement, à réduire les émissions de CO2 et à préserver les ressources naturelles.
La durabilité du matériel informatique contribue ainsi à la préservation de l'écosystème et à la réduction de l'empreinte écologique. En effet, les composants électroniques et les métaux rares utilisés dans la fabrication d'appareils informatiques sont souvent extraits de manière non durable.
En prolongeant la durée de vie des appareils, on réduit la demande de nouvelles ressources, ce qui contribue à la préservation de l'environnement. De plus, les critères sociaux contribuent à améliorer les conditions de travail dans les chaînes d'approvisionnement, renforcent la responsabilité sociale des entreprises et encouragent l'innovation en faveur de solutions respectueuses de l'environnement.
Bonne pratique nº 1 : achat et location durables d'ordinateurs de bureau et de moniteurs en Estonie
Contexte et objectifs
Le RIK, nouvellement appelé le Centre national des technologies de l'information et de la communication (TIC) a entrepris de centraliser l'approvisionnement en ordinateurs de bureau et en écrans pour les postes de travail de bureau. Des marchés cadres ont été créés pour 160 institutions étatiques, d'autres entités juridiques ayant autorisé RIK à organiser les achats sur la base du pouvoir correspondant, ainsi que d'autres acheteurs via des achats centralisés volontaires.
La mise à niveau technique et fonctionnelle de 2018 à 2020 a inclus une approche plus structurée que l'approche basée sur les fichiers, l'introduction d'e-Catalogues, de systèmes d'achat dynamiques intégrés, d'améliorations fonctionnelles pour les achats consolidés et l'intégration du Document Unique de Marché Européen (DUME). Le RIK a été en mesure d'utiliser le registre de passation des marchés électroniques pour communiquer de manière centralisée avec tous les soumissionnaires potentiels tout au long du processus. Avoir un registre central permet également de surveiller l'ensemble du cycle de passation des marchés électroniques.
Objectifs du marché
En 2018 - 2020, l’appel d’offre portait sur des ordinateurs de bureau et des écrans, en mettant l'accent sur les l'efficacité énergétique, la recyclabilité et la toxicité des matériaux. L'appel d'offres était divisé en sept lots. Le Lot 1 était lié à l'accès à un accord-cadre pour l'exécution de mini-appels d'offres pour les ordinateurs de bureau et les écrans ; les lots 2 à 5 portaient sur l'acquisition d'ordinateurs de bureau ; les lots 6 et 7 portaient sur l'acquisition de moniteurs.
Spécifications techniques
Les spécifications relatives à l'emballage de tous les lots (mis à part le lot 1) comprennent les restrictions suivantes :
- Substances toxiques dans l'emballage : Le produit présenté par le fournisseur comme une sélection de produits dans le catalogue électronique ne doit pas contenir de substances toxiques dans son emballage, y compris les métaux lourds.
- Polymères dans l'emballage : Les matériaux plastiques utilisés pour l'emballage ne doivent pas être composés de polymères contenant des halogènes (comme le PVC).
- Exigences en matière d'emballage : Toutes les parties de l'emballage qui ne peuvent pas être recyclées ou ne sont pas biodégradables doivent pouvoir être détachées des parties qui peuvent être recyclées ou sont biodégradables.
Les spécifications techniques des lot 1, 2 à 5 et 6 et 7 comprenaient des exigences telles que :
- Utilisation de plomb : L'utilisation de plomb dans les ordinateurs de bureau et/ou écrans proposés ne doit pas dépasser 50 % de la limite prescrite par la directive RoHS, sauf s'il s'agit de l'utilisation de matériaux recyclés de manière prouvée.
- Exigences relatives aux matériaux de batterie : Les ordinateurs de bureau et/ou écrans ne doivent pas utiliser de plomb, de cadmium ni de mercure dans la batterie utilisée.
- Détachabilité des composants et des pièces : Les composants ou pièces des ordinateurs de bureau et/ou écrans contenant des substances ou composés dangereux pour l'environnement ou nocifs pour la santé, tels que les PCB, doivent être facilement reconnaissables et détachables.
- Efficacité énergétique : Tous les ordinateurs de bureau proposés doivent répondre aux dernières exigences d'efficacité énergétique Energy Star (pour le lot 1, 6 et 7 uniquement).
- Efficacité énergétique : Un label énergétique de l'UE correspondant au moins à la classe d'efficacité énergétique A est requis pour les écrans proposés pour les lots 1, 6 et 7.
Critères d'attribution
Des critères d'attribution responsables ont été utilisés pour les lots 1, 6 et 7. Les lots 2 à 5 n'ont pas appliqué de critères d’attribution responsables, se concentrant sur le prix (95 %) et les fonctions techniques (5 %).
Lot 1 : Les critères d'emballage comprenaient l'absence de substances toxiques (50%) et de polymères contenant des halogènes (50%).
- L'emballage des articles soumis par le fournisseur dans le cadre d'un mini-appel d'offres ne doit pas contenir de substances toxiques, y compris les métaux lourds. Le soumissionnaire soumet une confirmation du respect du critère dans les conditions de conformité. 50 points ont été attribués aux soumissionnaires qui ont confirmé l'existence de la condition, et 0 point aux soumissionnaires qui n'ont pas pu confirmer l'existence de la condition ou fournir une confirmation correspondante.
- Polymères contenant des halogènes dans l'emballage (50 %) : Les matériaux plastiques utilisés par le soumissionnaire pour emballer les articles soumis dans le cadre d'un miniappel d'offres ne doivent pas contenir de polymères contenant des halogènes (par exemple, le PVC). 50 points ont été attribués aux soumissionnaires qui ont confirmé l'existence de la condition, et 0 point aux soumissionnaires qui n'ont pas pu confirmer l'existence de la condition ou fournir une confirmation correspondante.
Lot 6 : Les critères d'évaluation comprenaient le coût (80 %) et la disponibilité des étiquettes énergétiques (20 %), des points variables étant attribués en fonction du niveau d'étiquette énergétique (A+, A++, A+++) obtenu.
Lot 7 : Les critères d'évaluation étaient le coût (70 %) et la disponibilité des étiquettes énergétiques (10 % pour chaque taille d'écran), des points variables étant attribués en fonction du niveau d'étiquette énergétique obtenu pour les différentes tailles d'écran (27", 29" et 34")
Résultats
RIK a reçu 34 offres pour les lots de la part de 12 soumissionnaires différents. Conformément aux décisions prises, tous les fournisseurs ont satisfait aux critères de durabilité, mais certains soumissionnaires ont été déclarés inéligibles en raison du non-respect d'autres critères. Le coût global du projet a été estimé à 5 millions d'euros, dont 1,2 millions d'euros pour le lot 1 ; 1,1 million d'euros pour le lot 2 ; 700 000 euros pour le lot 3 et 500 000 euros pour les lots 4, 5, 6 et 7.
Le coût total estimé ne devrait pas être dépassé pendant la période de validité des contrats. les accords-cadres avaient une validité de 24 mois et les contrats de location subséquente une validité maximale de 48 mois.
La valeur totale des trois contrats est de 40 600 000 euros (HTVA) sur 5 ans. Plus précisément, la valeur du lot 1 est de 20 800 000 euros, la valeur du lot 2 est de 15 000 000 euros et la valeur du lot 3, de 4 800 000 euros.
Bonne pratique nº 2 : achat d'ordinateurs, d'imprimantes et de services connexes durables en Toscane (Italie)
Contexte et objectifs
En novembre 2019, la région Toscane a collaboré avec l'Agence Régionale pour la protection de l’environnement (ARPAT) pour intégrer des critères écologiques dans son prochain appel d'offres portant sur les technologies de l'information et de la communication (TIC). L'objectif était d'acquérir des ordinateurs, des imprimantes et des services connexes afin de rationaliser la gestion des postes de travail dans ses bureaux.
L'ARPAT a mené une étude préliminaire sur les critères environnementaux et sociaux qui pourraient être appliqués à l'appel d'offres TIC. Ils ont décidé d'adapter le projet de critères des marchés publics écologiques de l'UE1 pour les ordinateurs, les moniteurs et les smartphones à l’appel d’offre de produits TIC de novembre 2019.
L'ARPAT a également suggéré d'inclure des critères de responsabilité sociale tout au long de la chaîne d'approvisionnement pour certains produits. Elle s'est référée à d'autres pratiques d'achat (Région de Stockholm) et à l'ensemble des critères développés par le projet européen « Make ICT Fair ».
Objectif du marché
La région Toscane, en collaboration avec l'Agence Régionale pour la protection de l'environnement (ARPAT), a pris l'initiative de mettre en œuvre un projet visant à intégrer des critères écologiques dans son processus d'appel d'offres des technologies de l'information et de la communication (TIC) de novembre 2019. Ce projet a été conçu pour mettre en avant une approche écologique et sociale à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement. L'appel d'offres était divisé en trois lots distincts.
Les lots 1 et 2 étaient centrés sur la fourniture d'ordinateurs personnels, d'imprimantes et d'autres équipements.
Le lot 3 était dédié à la fourniture d'un logiciel technique professionnel, ainsi que des services de maintenance connexes. Ces services comprenaient la maintenance d'une année pour les licences logicielles déjà détenues par le pouvoir adjudicateur, ainsi que pour les nouvelles licences logicielles.
Spécifications techniques
Les spécifications techniques pour les ordinateurs font référence aux critères européens adaptés, y compris une performance énergétique minimale pour les ordinateurs. Les ordinateurs portables et les moniteurs doivent être conformes aux exigences du programme Energy Star®. Energy Star® est un programme international de normalisation et de certification visant à encourager l'efficacité énergétique des produits électroniques et électroménagers. Les performances énergétiques minimums des ordinateurs, portables et moniteurs doivent être inférieures ou égales à la valeur maximale du programme Energy Star®.
Les critères comprenaient également des dispositions relatives à des accords de service étendus, une garantie du fabricant de 5 ans, une fonctionnalité de suppression sécurisée des données, l'endurance de la batterie rechargeable, des informations sur l'état de santé de la batterie et des ports normalisés, entre autres.
Pour les imprimantes, les critères environnementaux minimaux obligatoires italiens de 20192 ont été appliqués, couvrant la consommation d'énergie, la capacité d'utiliser du papier recyclé, l'imagerie recto-verso, les émissions sonores et les limitations des substances dangereuses. Les imprimantes personnelles étaient soumises à des exigences supplémentaires telles que les limites d'émissions, l'utilisation de cartouches remises à neuf, la conception de l'équipement pour le recyclage et la fourniture d'au moins 30 % de cartouches remises à neuf.
Critères d’attribution
L'évaluation de la consommation d'énergie des ordinateurs et des moniteurs était basée sur un système de notation. Un maximum de 1 point a été attribué si la performance énergétique est supérieure au minimum prévu dans les spécifications techniques, comme suit :
- Une réduction de plus de 80 % a rapporté 1 point
- Une réduction de 60 à 79 % a rapporté 0,8 point
- Une réduction de 40 à 59 % a rapporté 0,6 point
- Une réduction de 20 à 39 % a rapporté 0,4 point
- Une réduction de 10 à 19 % a rapporté 0,2 point
Un point supplémentaire a été attribué pour la prolongation de la durée de vie des batteries d'ordinateurs portables si l'endurance des batteries dépassait 500 cycles avec une rétention de capacité ≥80 %, au prorata des cycles supplémentaires assurés.
À cela s’ajoute des critères de responsabilité sociale. Les ordinateurs, les portables et les moniteurs devaient être fabriqués par des marques appliquant des politiques strictes en matière de minerais provenant de zones de conflit. La transparence de la chaîne d'approvisionnement était exigée et le code de conduite du fournisseur devait s'aligner sur les normes internationales en matière de travail et de droits de l'enfant. La participation de la marque à des initiatives responsables en matière de minéraux a été vérifiée, de même que l'adhésion à un code de conduite du fournisseur conforme aux lois internationales.
Résultats
La Région toscane a lancé l'appel d'offres ouvert en juillet 2020. Trois offres ont été reçues pour le lot 1 ; quatre pour le lot 2 et une pour le lot 3.
Pour le lot 1, le soumissionnaire retenu a obtenu 95,4 points sur 100, tandis que pour le lot 2, le groupe d'opérateurs économiques retenu a obtenu 95,55 points sur 100.
Tous les soumissionnaires ont satisfait aux spécifications techniques. Les trois marchés ont été attribués en janvier 2021 (lot 1), en juin 2021 (lot 2) et en février 2021 (lot 3) et sont entrés en vigueur en février 2022 (lot 3), en juin 2021 (lot 1) et en mars 2022 (lot 2).
La valeur totale des trois contrats est de 40 600 000 euros (HTVA) sur cinq ans. Plus précisément, la valeur du lot 1 est de 20 800 000 euros, la valeur du lot 2 s'élève à 15 000 000 euros, et le lot 3 vaut 4 800 000 euros.